除请示与批复、来文与复文、正件和附件、正本和定稿以及行政许可、行政审批的报批材料可视为一件装订外，其他的文件都应单独装订。
如文件经过若干往返办理，请示和批复超过两件的，应每件单独整理和著录，批复在前，请示在后，件号相连，实体应尽量排列在一起，题名按原题名分别著录。
同一次会议、同一个活动等形成的各份材料也应作为独立文件进行整理。应先确定其中形成的每一份文件的保管期限，然后根据不同的保管期限进行排列，单独成件进行整理，（同一次会议或活动中）相同保管期限文件应排列在一起，件号相连，尽量装在同一个档案盒内。