克档发〔2011〕17号

 

关于印发《克拉玛依市档案、资料

数字化技术标准》的通知

 

 

各区档案局、市属各单位：

建立统一、标准、规范的档案数据库，是档案信息化建设的基础，也是实现档案信息资源共享的前提条件。为加快推进我市档案信息化建设步伐，统一全市各类档案数字化技术标准，适应档案管理现代化的要求，根据国家档案局、自治区档案局关于档案数字化有关标准和克拉玛依数字档案馆项目建设要求，结合我市实际，市档案局组织制定了《克拉玛依市档案、资料数字化技术标准》。   

现将标准印发给你们，请在档案数字化过程按照相关技术标准要求执行。在执行过程中遇到的相关问题，请及时与市档案局信息技术科联系。

 

 

二〇一一年七月八日

 

 

 

克拉玛依市档案和资料数字化技术标准

 

1   范围

本标准规定了纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于克拉玛依市各级档案馆和市属机关、团体及企事业单位档案室的档案的数字化处理及数字化成果的管理。

2   术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1  数字化

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

2.2  黑白二值图像

只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等

2.3  分辨率

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（DPI）表示。

2.4  失真度

对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

2.5  图像压缩

消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。

2.6  采样频率

即取样频率，指每秒钟取得模拟信号样本的次数，用Hz或KHz来表示。

2.7  WAV格式

微软公司开发的一种声音文件格式，也叫波形声音文件，是最早的数字音频格式。

2.8  MP3

MPEG Audio Layer—3的缩写，是一种音频压缩技术，具有压缩程度高、音质好的特点。

2.9  MPEG—2标准

ISO/IEC制定的视频压缩编码标准，是针对标准数字电视和高清晰度电视在各种应用下的压缩方案和系统层的详细规定。

2.10  数码率

系统在单位时间内传送的数据量。在实时传输情况下，数码率等于取样频率与量化比特数的乘积。数码率的单位通常为Mbps,即兆比特/秒。

3     档案数字化原则

3.1  检查档案原载体质量，确保数字信息的真实、完整。

3.2  采用先进的数字技术，确保数字化成果长期有效、数据兼容和安全迁移。

3.3  采取有效措施，确保档案及数字化成果安全。

3.4  必须符合国家档案数字化的要求以及有关规定。

4   基本环节

档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

5    档案整理

5.1  档案实体整理

数字化处理之前，在不破坏档案原始构成的前提下确定档案数字化的范围，区分扫描（转换）件（盒或盘）与非扫描（转换）件（盒或盘），对不同载体档案进行合理分类，根据拟数字化档案的管理情况，对档案进行适当整理，估算数字化后所需要的存储空间，防止信息丢失，并视需要做出标识。

5.2  拆除装订物

去除影响扫描工作的装订物，保证扫描的顺序，确保数字化后正确归卷并不损坏档案。

5.3  建立作业单

制作并填写数字化加工作业单，全程监控扫描（转换）过程，并记录整理数字化过程中各种相关情况。

5.4  装订

图像质检完成后，拆除过装订物的档案应该按档案原貌及保管的要求采用重新装订（纸质档案采用“三孔一线”明线装订），做到安全、准确、无遗漏。

6    目录数据库录入

6.1  目录数据准备

按照《档案著录规则》（DA/T18）等要求，规范档案的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的题名、责任者、时间、页号（数）、张号（数）、盘（盒）号等，应进行修改和补充，使其规范化。

6.2  数据格式与档案著录

按《克拉玛依市档案目录数据库结构及标准》要求，建立档案目录数据库。

按“目录数据库结构”要求，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

7     技术要求

7.1 纸质档案数字化

7.1.1 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。

7.1.2 扫描方式：纸质档案扫描采用黑白、灰度和真彩色三种方式。

7.1.3 分辨率：扫描采用300dpi。

7.1.4 文件存储类型：存储格式为TIF格式和JPG格式，JPG格式压缩品质采用“中”级。

7.1.5 文件存储方式：存储时按案卷和文件两级建文件夹存储。

7.1.6 文件夹命名办法：各文件夹命名方式采用所扫描档案档号进行命名。

7.1.7 灰度和黑白两种方式中，对于清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；对于清晰度较差或者带有图片的得档案材料，采用灰度方式，灰度方式一般采用256灰阶。

7.1.8 扫描的线数可以根据所扫材料的清晰程度作适当的调整。如果材料较差并且尺寸较小，可以适当提高线数；如果材料比较清晰或幅面较大，可以考虑减少线数。增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为标准。

7.1.9 在存储为JPG格式时的品质参数，选择软件参数中最高。

7.2 照片档案数字化

7.2.1 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。

7.2.2 扫描方式：照片按彩色和灰度两种方式扫描。

7.2.3 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于600dpi。

7.2.4 扫描标准:对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）为参照，统一采用600dpi；对于其它太大或太小的照片，扫描线数可作相应的调整；对于一些涉及重要历史事件和人物的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。

7.2.5 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式和JPG格式存储，存入一个统一的照片数据库。

7.2.6文件存储方式：照片存储时按全宗、相册分级建文件夹保存，照片名字以照片号命名。

7.2.7文件夹命名办法：各文件夹命名方式采用所扫描档案档号进行命名。。

7.2.8 彩色照片采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描。

7.2.9 扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映，因此我们在本标准中的以它光学分辨率来要求。

7.2.10 按照以上方式扫描后照片的容量大小大体相同，灰度图为2M左右，彩色图为7至8M。但以上所说的图像大小只是一个大概数值，可能根据照片色彩的复杂程度及所使用扫描仪的不同而有差异，因此在具体操作时应按照标准中的要求来执行。

7.3 音频档案数字化

7.3.1 硬件要求

7.3.1.1 放音设备 放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择，如盒式录放机、开盘式放音机等等。

7.3.1.2 计算机配置 应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4以上，硬盘为20G以上，内存128M以上，操作系统为WIN XP以上，有专用声卡。

7.3.1.3 存储设备 声音信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至磁带或光盘上脱机保存，如有必要，应异地保存。

7.3.1.4 声卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz，最好支持48kHz，必须是16位以上声卡，声道必须是双声道以上，应能够支持多种声源输入，如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。

7.3.2 技术标准

7.3.2.1 存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为：WAV或MP3。

7.3.2.2 采样频率：声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz

7.3.2.3 声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

7.3.2.4 数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。

7.4 视频档案数字化

7.4.1 硬件要求

7.4.1.1 放像设备 放像设备必须能正确地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如VHS放像机、3/4放像机等。

7.4.1.2 计算机配置 应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4 以上，CPU频率为IG以上，最好为双CPU。硬盘最好为SCSI总线结构，容量为40G以上，转数为10000转/分以上。内存为256M以上。操作系统为WINXP以上。安装有视频采集压缩卡。视频压缩卡应有回放功能或安装回放卡。

7.4.1.3 存储设备 影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至磁带或光盘上脱机保存，如有必要，应异地保存。

7.4.1.4 压缩卡 压缩卡是影像档案数字化的关键部件。压缩卡必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像源输入，如S-VIDEO等。

7.4.1.5 编辑机 本标准推荐使用非线性编辑机。

7.4.2 技术标准

7.4.2.1 存储标准：影像档案数字化选用MPEG2格式作为影像存储标准。

7.4.2.2 数据传输率：影像档案数字化的数据传输率应不低于4Mb/S。

7.4.2.3 为满足视频编辑和专题片制作需要，视频数据转换时大小至少应为720*576。

7.4.2.4 影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

7.4.2.5 数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

8    数据挂接
　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库和图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到数据库服务器。通过编制的程序或借助相应的软件，实现目录数据与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。

9     数据验收

9.1  目录数据验收

以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的目录数据，对著录的项目内容进行逐条检查。档号合格率需达到100%，其他项目抽检错误率应低于3‰。

合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

9.2  图像、音频、视频数据验收

以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的目录数据对应的图像、音频、视频数据。图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。图像、音频、视频文件的命名必须与目录中的照片号、底片号、音频档号、视频档号一致，一致率实现100%；图像、音频、视频的转换完整性要求达到100%，图像偏斜度、清晰度、整洁度，音频、视频的清晰度等技术指标，要求抽检错误率应低于3‰。

9.3  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

9.4  验收登记

认真填写数字化验收登记表单。

10    备份

10.1  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

10.2  备份方式

为保证数据安全，备份载体应按国家档案局相关要求进行选择，可采用在线、离线相结合的方式实现四套备份。各区档案馆应注意采取异地备份方式保存。

10.3  数据检验

检验内容包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

10.4  备份登记
　　填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

11    数字化成果管理

11.1  应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

11.2 数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主题词：档案工作  数字化标准  通知

抄送：自治区档案局

克拉玛依市档案局                  2011年7 月8日印

共印：4 份