克档发〔2011〕16号
关于印发《克拉玛依市档案目录数据库
结构及标准》的通知
各区档案局、市属各单位：
建立统一、标准、规范的档案数据库，是档案信息化建设的基础，也是实现档案信息资源共享的前提条件。为适应档案管理现代化的要求，实现全市档案目录数据库建设的标准化、与规范化，根据国家档案局、自治区局档案业务规范的要求和克拉玛依数字档案馆建设项目要求，结合我市实际，特制定了《克拉玛依市档案目录数据库结构及标准》。
现印发给你们，请遵照执行。
在执行过程中遇到的相关问题，请及时与市档案局信息技术科联系。
二０一一年七月八日
克拉玛依市档案目录数据库结构及标准
1 意义
档案标准化工作是档案工作实现现代化管理的前提和基础，依据国家有关规定，结合克拉玛依实际，为了适应档案信息化建设的需要，便于在全市范围内进行档案信息交流和网络化建设，规范全市各级各类档案馆（室）档案目录数据的采集，统一全市档案目录数据库的格式，特制定本标准。
2 范围
2．1 本标准规定了文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、音视频档案目录数据库结构。
2．2 本标准适用于克拉玛依市各级国家综合档案馆、市属机关、团体、企事业单位档案室的档案目录数据库，其它各专业档案馆（室）参照执行。
2．3 本标准规定目录数据库文件的交流方式为DBASEII、DBASEIII形成的DBF文件；目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。
3 引用标准
DA/T 18-1999 档案著录规则
GB2808－81 全数字式日期表示法
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
GB11714－1997 全国组织机构代码编制规则
DA/T 22—2000 归档文件整理规则
4 定义
本标准采用下列定义：
4．1 档案著录
在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4．2 著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括档案馆代码、档号项、总页数、题名项、责任者项、文件编号项、时间项、密级、附件、保管期限、分类号、主题词、人名、开放标志、电子文档号、档案种类、附注。
4．3 数据记录
描述数据条目的数据集合，由若干数据字段组成。
4．4 数据字段
描述著录条目中某一特定属性的数据集合。
4．5 著录级次
著录字段的选择层次，表现为著录字段的详简程度。
5 文书档案数据库标准
5．1 文书档案案卷级目录结构
数据库中的数据记录，由17个字段组成（见表1）。
表1：文书档案案卷级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，档案室可以为空 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案所在案卷的目录编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
数字 |
著录档案所在案卷的编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
总页数 |
YS |
4 |
C |
数字 |
著录一卷档案内所有文件的总页数；当以件为单位时，则著录一卷档案内所有文件的总件数；当位数不够时，在表示总页（件）数的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
著录表达档案中心内容、形式特征的案卷标题，一般照原案卷标题著录 |
|
★起始时间 |
QSSJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最早形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
★终止时间 |
SJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最迟形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
卷内份数 |
QNFS |
4 |
C |
|
档案内文件数 |
|
★保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
永久、长期、短期 |
著录案卷形成时所定的保管期限 |
|
分类号 |
FLH |
50 |
C |
《中国档案分类法》中的分类号、空格 |
著录档案所属类目的符号。分类标引依照《档案分类标引规则》并从《中国档案分类法》中选择恰当的分类号进行标引。分类号用半角字符。当出现多主题时，可标引5个以下分类号，之间用半角空格隔开 |
|
主题词 |
ZTC |
100 |
C |
《中国档案主题词表》、《公文主题词表》中的主题词、空格 |
著录揭示档案主题内容的规范词。主题标引依照《档案主题标引规则》，从《中国档案主题词表》或《公文主题词表》中选词标引。一般标引8个以下主题词，各主题词之间用半角空格隔开 |
|
开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
A、B、C、D |
参照《克拉玛依市档案馆档案文件开放控制办法》（草案）进行著录 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
5．2 文书档案文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录，由23个字段组成（见表2）。
表2 文书档案文件级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，档案室可以为空 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录档案所在案卷的目录编号； 立卷改革后使用保管期限代字，永久为“1”，30年为“2”，15年为“3” |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录档案所在的案卷编号；当位数不够时，在数字前填“0”补齐；立卷改革后著录档案的“归档年度”。如归档年度是“2009年”，则用“2009”表示；当位数不够时，在表示目录号（归档年度）的数字前填“0”补齐 |
|
★件号 |
JH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案文件的序号 |
|
页号 |
YH |
4 |
C |
阿拉伯数字
汉字 |
立卷改革前著录文件的起始页（件）号；立卷改革后此项不著录； |
|
★页数 |
YS |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
当位数不够时，在表示总页数的数字前填“0”补齐 |
|
★保管期限 |
BGQX |
5 |
C |
汉字 |
每一件归档文件的保管期限 |
|
★正题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
一般著录归档文件的原题名；如果原题名含义不清或不能全面揭示档案文件内容，除照录原题名外，还应根据文件题名拟写的要求重新拟写题名，置于“〔〕”内；如果文件没有题名，应根据文件题名拟写的要求，拟写题名，并置于“〔〕”内 |
|
副题名 |
FTM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
当正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需著录；反之则照实著录 |
|
责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字、外文、数字、逗号等 |
团体责任者著录全称或规范简称，个人责任者著录正名；责任者一般不超过3个，当超过3个时，选择与文件关系较密切的3个著录，并在最后一个责任者后加“等”字。各责任者之间用“，”隔开，考证不出责任者时，用3个“X”代替 |
|
发文字号 |
FWZH |
30 |
C |
汉字
阿拉伯数字 |
著录发文机关的文件代字、发文顺序号，以原文照实著录 |
|
★成文时间 |
SJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20020203，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
密级 |
MJ |
6 |
C |
秘密、机密、绝密等 |
一般著录归档文件形成时所定的密级，对已升、降、解密的，应著录新的密级，文件无密级时不著录 |
|
附件 |
FJ |
100 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
指文件正文后的附加材料，著录附件题名 |
|
分类号 |
FLH |
30 |
C |
《中国档案分类法》中的分类号、空格 |
著录档案所属类目的符号。分类标引依照《档案分类标引规则》并从《中国档案分类法》中选择恰当的分类号进行标引。分类号用半角字符。当出现多主题时，可标引3个以下分类号，之间用半角空格隔开 |
|
主题词 |
ZTC |
60 |
C |
《中国档案主题词表》、《公文主题词表》中的主题词、空格 |
著录揭示档案主题内容的规范词。主题标引依照《档案主题标引规则》，从《中国档案主题词表》或《公文主题词表》中选词标引。一般标引5个以下主题词，各主题词之间用半角空格隔开 |
|
人名 |
RM |
20 |
C |
汉字、外文 |
著录有查考价值的人名 |
|
★开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
汉字， |
按照开放、不开放进行著录 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
6 科技档案数据库标准
6．1 科技档案案卷级目录结构
数据库中的数据记录，由22个字段组成（见表3）。
表3：科技档案案卷级目录数据库数据字段一览表
|
字段名 |
字段
名称 |
字段
长度 |
字段类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案所在案卷的目录编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★类别号 |
LBH |
5 |
C |
英文字母 |
项目类别代码 |
|
★项目号 |
XMH |
5 |
C |
数字 |
项目流水号 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
数字 |
著录档案所在案卷的编号 |
|
页数 |
YS |
4 |
C |
数字 |
著录一卷档案内所有文件的总页数； |
|
★案卷题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
著录表达档案中心内容、形式特征的案卷标题，一般照原案卷标题著录 |
|
起始时间 |
QSSJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最早形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
★终止时间 |
SJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最迟形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
永久、长期、短期 |
著录案卷形成时所定的保管期限 |
|
分类号 |
FLH |
50 |
C |
《中国档案分类法》中的分类号、空格 |
著录档案所属类目的符号。分类标引依照《档案分类标引规则》并从《中国档案分类法》中选择恰当的分类号进行标引。分类号用半角字符。当出现多主题时，可标引5个以下分类号，之间用半角空格隔开 |
|
总登记号 |
ZDJH |
50 |
C |
字母、数字 |
项目大流水号 |
|
文本项 |
WBX |
10 |
C |
|
|
|
编制部门 |
BZBM |
50 |
C |
汉字 |
|
|
编制单位 |
BZDW |
50 |
C |
汉字 |
|
|
开放状态 |
KFBZ |
6 |
C |
汉字， |
按照开放、不开放进行著录 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
卷内文件份数 |
JNWJFS |
20 |
C |
数字 |
文年份数 |
|
密级 |
MJ |
4 |
C |
汉字 |
|
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
6．2 科技档案文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录，由20个字段组成（见表4）。
表4 科技档案文件级目录数据库数据字段一览表
|
字段名 |
字段名称 |
字段长度 |
字段类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，档案室可以为空 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
立卷改革前著录档案所在案卷的目录编号 |
|
★类别号 |
LBH |
5 |
C |
英文字母 |
项目类别代码 |
|
★项目号 |
XMH |
5 |
C |
数字 |
项目流水号 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
数字 |
著录档案所在案卷的编号 |
|
★序号 |
JH |
5 |
C |
数字 |
著录档案文件的序号 |
|
页号 |
YH |
4 |
C |
数字 |
立卷改革前著录文件的起始页（件）号；立卷改革后此项不著录； |
|
★页数 |
YS |
4 |
C |
数字 |
当位数不够时，在表示总页数的数字前填“0”补齐 |
|
保管期限 |
BGQX |
5 |
C |
汉字 |
每一件归档文件的保管期限 |
|
★题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、字符、数字、英文字母 |
一般著录归档文件的原题名；如果原题名含义不清或不能全面揭示档案文件内容，除照录原题名外，还应根据文件题名拟写的要求重新拟写题名，置于“〔〕”内；如果文件没有题名，应根据文件题名拟写的要求，拟写题名，并置于“〔〕”内 |
|
责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字 |
团体责任者著录全称或规范简称，个人责任者著录正名；责任者一般不超过3个，当超过3个时，选择与文件关系较密切的3个著录，并在最后一个责任者后加“等”字。各责任者之间用“，”隔开，考证不出责任者时，用3个“X”代替 |
|
发文字号 |
FWZH |
30 |
C |
汉字
阿拉伯数字 |
著录发文机关的文件代字、发文顺序号，以原文照实著录 |
|
成文时间 |
SJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20020203，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
密级 |
MJ |
6 |
C |
秘密、机密、绝密等 |
一般著录归档文件形成时所定的密级，对已升、降、解密的，应著录新的密级，文件无密级时不著录 |
|
附件 |
FJ |
100 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
指文件正文后的附加材料，著录附件题名 |
|
★开放状态 |
KFBZ |
6 |
C |
汉字， |
按照开放、不开放进行著录 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
7 会计档案数据库标准
7．1 会计档案案卷级目录数据库结构
案卷级目录数据库中的数据记录，由19个字段组成（见表5）。
表5：会计档案文件级案卷级目录数据库数据字段一览表
|
字段名 |
字段名称 |
字段长度 |
字段类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
页数 |
YS |
4 |
C |
数字 |
著录一卷档案内所有文件的总页数； |
|
案卷题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
著录表达档案中心内容、形式特征的案卷标题，一般照原案卷标题著录 |
|
起始时间 |
QSSJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最早形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
★终止时间 |
SJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录卷内文件最迟形成的文件的成文时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
类别 |
DALB |
10 |
C |
汉字 |
著录凭证、帐簿、报表、其它 |
|
保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
永久、长期、短期 |
著录案卷形成时所定的保管期限 |
|
凭证起号 |
PZQH |
5 |
C |
数字 |
会计凭证起始号 |
|
凭证止号 |
PZZH |
5 |
C |
数字 |
会计凭证终止号 |
|
文本项 |
WBX |
10 |
C |
汉字 |
|
|
★开放状态 |
KFBZ |
6 |
C |
汉字， |
按照开放、不开放进行著录 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
卷内文件份数 |
JNWJFS |
10 |
C |
数字 |
文件份数 |
|
密级 |
MJ |
4 |
C |
汉字 |
机密、秘密 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
7．2 会计档案文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录，由16个字段组成（见表6）。
表6：会计档案文件级目录数据库数据字段一览表
|
字段名 |
字段名称 |
字段长度 |
字段类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案所在案卷的目录编号 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案所在的案卷编号； |
|
★件号 |
JH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录档案文件的序号 |
|
页数 |
YS |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
著录文件的起始页（件）号； |
|
保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
汉字 |
每一件归档文件的保管期限 |
|
题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
一般著录归档文件的原题名；如果原题名含义不清或不能全面揭示档案文件内容，除照录原题名外，还应根据文件题名拟写的要求重新拟写题名，置于“〔〕”内；如果文件没有题名，应根据文件题名拟写的要求，拟写题名，并置于“〔〕”内 |
|
时间 |
SJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20020203，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
凭证号 |
PZH |
20 |
C |
数字 |
著录会计凭证号 |
|
密级 |
MJ |
4 |
C |
秘密、机密、绝密等 |
一般著录归档文件形成时所定的密级，对已升、降、解密的，应著录新的密级，文件无密级时不著录 |
|
★开放状态 |
KFBZ |
6 |
C |
汉字， |
按照开放、不开放进行著录 |
|
电子文件号 |
DZDH |
25 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
档案类别 |
DALB |
10 |
C |
汉字 |
著录凭证、帐簿、报表、其它 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
8 照片档案数据库标准
8．1 照片档案案卷级目录结构
数据库中的数据记录，由13个字段组成（见表7）。
表7：照片档案案卷级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
★照片起止号 |
ZPQZH |
10 |
C |
数字 |
一组照片的起照片号和止照片号，中间用“-”号分开 |
|
底片起止号 |
DPQZH |
10 |
C |
数字 |
一组照片的底片起底片号和止底片号，中间用“-”号分开；电子照片输入起止号中间用“-”分开 |
|
★题名 |
AJTM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、 |
著录表达这组照片的活动内容，时间，地点 |
|
★时间 |
SJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录照片拍摄时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
永久、长期、短期 |
著录案卷形成时所定的保管期限 |
|
★开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
汉字 |
著录开放、不开放 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文等 |
著录照片中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
8．2 照片档案文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录，由19个字段组成（见表8）。
表8 照片档案文件级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
★照片号 |
JH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录照片文件的序号 |
|
底片号 |
DPH |
5 |
C |
外文、数字 |
著录照片底片的序号，电子照片著录电子照片序号 |
|
参见号 |
CJH |
15 |
C |
汉字、数字 |
与照片相关文件文号 |
|
摄影者 |
SYZ |
20 |
C |
汉字 |
照片的拍摄者 |
|
★保管期限 |
GBQX |
5 |
C |
汉字 |
每一张归档照片的保管期限 |
|
★题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
一般著录归档照片的照片说明，著录时应揭示组照片题名和照片里人物介绍 |
|
★责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字、外文、数字、逗号等 |
团体责任者著录全称或规范简称，个人责任者著录正名 |
|
保管状况 |
BGZK |
10 |
C |
汉字 |
著录良好，有损 |
|
拍摄时间 |
SJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20091024，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
密级 |
MJ |
6 |
C |
|
一般著录归档照片形成时所定的密级，文件无密级时不著录 |
|
人名 |
RM |
20 |
C |
汉字、外文 |
著录有查考价值的人名 |
|
★开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
A、B、C、D， |
按照四级进行开放标示 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
9 音视频档案目录数据库标准
9．1 音视频档案案卷级目录结构
数据库中的数据记录，由17个字段组成（见表9）。
表9：音视频档案案卷级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
类别 |
LBH |
10 |
C |
汉字 |
音频、视频 |
|
责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字 |
单位或者个人 |
|
★题名 |
AJTM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、 |
著录表达这盒音视频的活动内容，时间，地点 |
|
起始时间 |
QSSJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录这盒开始拍摄时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
★时间 |
SJ |
8 |
C |
阿拉伯数字 |
著录这盒最后拍摄时间；格式为20091024，当考证不出年、月、日时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
影像长度 |
YXCD |
10 |
C |
字符数字 |
著录一盒带子的总共时间长度 |
|
密级 |
MJ |
6 |
C |
汉字 |
秘密、机密和无密级 |
|
文件份数 |
WJFS |
4 |
C |
阿拉伯数字 |
著录一盒带子有几个文件组成 |
|
保管期限 |
BGQX |
4 |
C |
永久、长期、短期 |
著录案卷形成时所定的保管期限 |
|
★开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
汉字 |
著录开放、不开放 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文等 |
著录照片中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
9．2 音视频档案文件级目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录，由19个字段组成（见表10）。
表10 音视频档案文件级目录数据库数据字段一览表
|
字段名称 |
字段名 |
长度 |
类型 |
取值范围 |
备注 |
|
★档案馆代码 |
GDM |
6 |
C |
阿拉伯数字 |
著录依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码 |
|
★全宗号 |
QZH |
4 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
著录给定的全宗编号；当位数不够时，在表示全宗号的数字前填“0”补齐 |
|
★目录号 |
MLH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示目录号的数字前填“0”补齐 |
|
★案卷号 |
AJH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录给定编号；当位数不够时，在表示案卷号的数字前填“0”补齐 |
|
★件号 |
JH |
5 |
C |
阿拉伯数字 |
著录音视频文件的序号 |
|
参见号 |
CJH |
15 |
C |
汉字、数字 |
与音视频相关文件文号 |
|
摄影者 |
SYZ |
20 |
C |
汉字 |
照片的拍摄者 |
|
★保管期限 |
GBQX |
5 |
C |
汉字 |
每一张归档照片的保管期限 |
|
★题名 |
TM |
255 |
C |
汉字、外文、数字、逗号、引号、书名号等部分标点符号 |
一般著录归档照片的照片说明，著录时应揭示组照片题名和照片里人物介绍 |
|
★责任者 |
ZRZ |
60 |
C |
汉字、外文、数字、逗号等 |
团体责任者著录全称或规范简称，个人责任者著录正名 |
|
保管状况 |
BGZK |
10 |
C |
汉字 |
著录良好，有损 |
|
拍摄时间 |
SJ |
8 |
C |
数字 |
著录归档文件的形成时间，格式为20091024，当年、月、日考证不出时，分别用4位、2位、2位“0”代替 |
|
影像长度 |
YXCD |
10 |
C |
字符和数字 |
文件时间长度 |
|
密级 |
MJ |
6 |
C |
|
一般著录归档照片形成时所定的密级，文件无密级时不著录 |
|
人名 |
RM |
20 |
C |
汉字、外文 |
著录有查考价值的人名 |
|
★开放标志 |
KFBZ |
8 |
C |
A、B、C、D， |
按照四级进行开放标示 |
|
电子文档号 |
DZDH |
18 |
C |
大写英文字母、阿拉伯数字 |
如果有电子档案，则著录电子档案的档号 |
|
存放地点 |
CFDD |
50 |
C |
汉字、数字 |
对照片实物存放点进行标示，到库、列 |
|
备注 |
BZ |
255 |
C |
汉字、数字、外文、空格、标点等 |
著录档案中需要解释和补充的事项 |
|
注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。 |
主题词：档案工作 数据库结构及标准 通知
|
抄送：自治区档案局 |
|
克拉玛依市档案局 2011年7月8日印 |
共印：4 份