摘要 加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。
电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。我国档案部门应用电子计算机可追溯到1970年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。但电子文件如何归档？归档后的电子档案如何管理和开发利用？这些问题在我国还没有得到解决。
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。
关键词 档案管理， 信息电子化， 系统。
一、什么是档案信息电子化？
所谓档案信息电子化，就是以馆，室藏档案资料；纸质或机读形式为主要物质对象的收集过程改成用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工。使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。
二、档案管理信息化的现实意义
1、档案信息化将为各单位及时提供各种原生信息，满足各单位的需要。当前，各单位正在积极推进单位信息化建设。档案部门作为单位信息收集、整理、保管和传递的中心，在单位信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料是各单位的宝贵财富。它们在各单位的日后发展中，具有很高的参考价值。在工作中，许多资料可以直接借鉴或套用，尤其是在时间短、人员少，任务急的情况下，档案资料的快速，准确帮助特别重要。因此，充分发挥档案的信息作用，方便、快捷、高效地提供档案信息为企业服务，是企业生产经营的需要。
2、档案信息化是各单位档案工作自身发展的需要。档案信息化使档案的服务范围扩大化，极大地丰富了档案信息服务的资源。传统的档案信息局限于物理馆藏，而信息化的档案馆藏资源，从数量到规模都极大地丰富了档案文献资料的基础。近年来，随着市场经济的快速发展，新产品开发的日益增多，档案的数量急剧增加，造成了档案库房、档案装具的严重不足，也带来了档案归档、保管、借阅的压力，传统的档案管理方式已经难以满足企业发展的要求。只有提高档案管理水平，实现档案管理信息化，才能有效地节省库房空间和档案装具，有效地保护馆藏历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义，才能够迅速、准确地提供各种信息为企业生产、经营服务。
三、 档案信息电子化的现状
１、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
２、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
３、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案电子化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
４、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
５、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、 档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
五、档案管理信息化的必备条件
1、档案管理人员的大胆创新。档案管理信息化首先是管理人员思想的信息化，要求档案管理人员应具有强烈的创新意识、开拓精神；
⑴ 档案管理人员要主动加强与企业科研、生产、经营、管理等部门的联系与沟通，了解其对档案信息的需求和意见，了解本行业的发展动态，努力实现档案工作在理论上和服务方式上的创新。
⑵ 各单位档案部门要根据新的形势和任务，以创新的精神、创新的思路、创新的措施，积极推进档案管理模式和工作方式的改进，提高工作质量和效率。同时更要加强学习，提高综合素质，用工作业绩证明档案的价值，争取领导的重视与需要，树立档案部门的良好形象。
⑶ 档案管理人员应具备较强的政治素质，较高的科技、文化知识、系统的档案专业知识和现代化管理知识。运用科学的管理方法，实行档案目标管理，全面提高档案工作效率，为档案工作信息化奠定基础。
2、档案管理手段的信息化。档案管理手段的信息化，是实现档案管理现代化的重要条件。档案管理部门要依托各单位信息化建设，实现档案管理信息化。单位档案部门作为企业原生信息的中枢和集散地、各单位档案信息资源的管理者和开发者，要综合开发档案资源，依托企业信息化的网络设备与技术，建立以档案室为中心的各部门档案信息网络系统，提高为各单位服务的能力和水平。
利用各单位档案工作信息化提升档案管理水平：一是使档案工作的基础建设实现标准化、系统化、规范化；二是使档案部门运用先进设备、技术和先进管理方法，实现信息化；三是使激发档案人员的学习热情，实现档案干部的专业化、知识化；四是打破档案实体管理的时空限制和阻隔，实现档案信息的远距离传递。这是档案管理现代化的高级阶段，反映了档案管理的发展趋势，是各单位档案信息化管理的核心内容。
六、档案信息电子化的益处
１、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
３、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费。
４、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
５、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
七、 档案信息电子化中存在的主要问题
档案电子化必须以数字化、网络化和信息共享为主要内容，它的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。在现实条件下，要全部实现档案信息电子化管理还存在许多问题。
1、软件没有信息管理功能，缺乏通用性。各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。
2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室收藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案电子化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息电子化工作。
4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5、电子档案在其形成、存贮和共享利用等各个环节中，都会存在各种类型和各种层次的安全问题。在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障主要四方面。无论哪一方面存在问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。
6、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
八、对档案信息电子化存在问题的思考
1、要想更好的利用档案信息资源。可以建立电子化信息的仓储类档案馆作为永久保存国家档案的基地，可以建成提供档案信息为社会服务的信息中心，实现档案信息的全社会共享，把提高档案利用率作为最终目标。数字档案馆的出现就为其实现上述目标提供了途径。电子档案馆存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文”，实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，电子档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。如果没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就失去了意义。档案信息的共享，说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。
2、档案信息的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势激发了档案界建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前，我国档案界许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外，还有许多难题，其中既有技术因素，也有非技术因素。要实事求是地分析现状，逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩、数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。
3、做好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源建设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此，从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。
4、要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。
5、推进档案信息化的关键是人才。档案信息电子系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子信息化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理，既要懂得计算机技术，又要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术，才能为加快实现档案数字化网络建设提供充足的技术支持。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力。
6、各级档案部门领导者的现代化意识和知识水平，是建设档案信息电子化的主要影响因素，也可以说是决定因素。我们常常看到，由于档案部门领导者的现代化管理意识强，在没有资金的情况下，想方设法配备先进的计算机设备，选调计算机方面的专业人才，把现代化管理工作列入本单位重要达标工作内容来进行考核、奖惩，使本单位档案现代化管理工作卓有成效，年年都有新进展。由此看来领导者的现代化管理意识和知识水平，是保证现代化管理工作顺利开展的关键。
九、结论
尽管档案信息电子化的建设存在着许多难题和困难，但是档案信息的电子化还是未来档案管理的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，档案馆不可能独立其外。不过我们应当清醒地认识到档案信息电子化管理的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，全部实现档案电子化管理的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。