王琼

    摘要 日新月异的信息技术，给档案工作者带来严峻的挑战，改革传统手工作坊的实体管理模式，建立新的以用户为中心，提供智能化的信息检索和现代化的信息管理模式，积极投入档案信息化建设，适应信息化社会对档案信息的需求，是我们档案工作者义不容辞的责任。随着计算机技术与办公自动化技术的发展，档案界也诞生出一个新生儿――电子文件档案。

    关键词 电子文件档案、整理归档、电子文件的保管

档案在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料。档案的法律定义是这样的，在《中华人民共和国档案法》第二条中有准确表述：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

日新月异的信息技术，给档案工作者带来严峻的挑战，改革传统手工作坊的实体管理模式，建立新的以用户为中心，提供智能化的信息检索和现代化的信息管理模式，积极投入档案信息化建设，适应信息化社会对档案信息的需求，是我们档案工作者义不容辞的责任。随着计算机技术与办公自动化技术的发展，档案界也诞生出一个新生儿――电子文件档案，笔者现就电子文件档案做如下探讨：

一、电子文件释义

电子文件(Electronic Records)一般是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。其基本特点一是用计算机生成和读取，二是用数字代码来记录信息。与传统纸质文件比较，电于文件具有以下特性：

1、非人工直接识读性；

2、对计算机系统的依赖性；

3、复制传递的高保真性；

4、信息与载体可分离性；

5、信息内容的易改性；

6、载体的不稳定性。

二、电子文件的整理归档

电子文件的整理归档就是将电子文件按一定顺序组成保管单位，便于管理和利用的过程。

(一)选择确定存储裁体

电子文件的存储载体有多种，常见的有磁盘、硬盘、磁带、光盘等。根据电子文件的存储要求和光盘容量大、寿命长、存取速度快、不易损坏等特点，我们推荐使用光盘作为电子档案的存储载体（没有条件的可以使用软磁盘），组成电子档案保管单位。我们应当选用一次写入多次读出的光盘，适合于档案的长期安全保管。

（二）整理刻盘

由于目前我们的办公自动化程度还很低，相应的意识和配套措施还未到位，各单位应根据自己的实际情况，灵活选择电子文件整理管理模式。电子文件多的可由各形成部门即时整理归档，由档案部门监督指导完成刻盘任务；电子文件少的可以集中统一整理归档。

电子文件应严格按照国家标准规范来整理，具体实现起来可以分如下几步：

第一步，归档审查。由档案部门根据单位的归档范围和保管期限表，对各部门拟归档的文件进行归档审查，审查确定该份文件是否归档，归档保管期限是否准确，归档文件纸质、电子形式是否一致，电子文件积累登记是否齐全、准确，电子文件是否真实有效等等。

第二步，组成保管单位。把归档的电子文件进行分类、组盘。把不同载体的文件转换成光（磁）盘载体文件，然后区分期限（分长久和定期），再按年度归档组盘（相当于纸质档案的区分年度），每个期限、每个年度分别组盘。每年形成电子文件较多的单位，在区分期限后，可以按类别代码分类（相当于传统的档案的大类），每类分别组盘，OA系统形成的文本文件（相当于文书档案）按年度归档组盘，一般一年一张盘，每年形成文件不多的单位可以两年一张或五年一张；其他类（相当于技术档案或专项档案）按项目归档组盘，一个项目的电子文件不允许分散保存，而应尽量集中在一张盘片上，如果一张光盘装不下，可以用两张、三张光盘。电子文件较少的单位最好是将一年内所有的电子文件集中在一张盘上，便于光盘信息结构的组织和电子文件光盘的归档。分好后组成不同的文件夹（相当于纸质档案的卷或盒）。

第三步，准备刻盘。计算机管理文件是按文件夹（也叫目录）来管理的。在硬盘、软盘上先设总的文件夹（根目录），然后下面再设不同的子文件夹，子文件夹还可再设子文件夹，分别管理不同类型不同类目的电子文件，最后在计算机的存储载体上形成了一个树形结构。用光盘来存储电子档案，也是采取这种结构。分类组盘方案确定后，在计算机的硬盘上设置不同的文件夹，每个文件夹相当于一个保管单位（盘）。

第四步，刻盘。将准备刻录到光盘上的电子数据（虚拟光盘文件夹）打包成光盘的存储格式（不能超过一张光盘的存储量，一般是600-700兆），采用光盘刻录软件进行光盘刻制。

第五步，光盘浏览。借助光盘浏览软件，浏览检查刻制的光盘是否符合标准，内容信息是否齐全有效。

第六步，加封光盘标签。内容包括：编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等内容。

第七步，编制电子档案目录。

三、归档电子文件的保管
　　 ( 一 ）载体的物理保护
　　 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17 ℃ 一20 ℃ ；相对湿度选定范围：35 ％一45 ％。
　　 ( 二）信息的安全维护
　　 采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。
四、电子文件对档案业务管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

在电子文件所依托的信息技术以异乎寻常的速度持续发展的情况下，要发挥我们档案工作者作用，做好自己的工作绝非易事，它与传统的纸质档案管理相比是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，当社会各界都在享受电子社会带给我们诸多便捷的时候，档案工作者却面临着一个新的挑战，我们要站在先进生产力、先进文化的前列，忠实履行我们的职责、发挥我们的作用。

王琼：女，汉族，中共党员，1980年3月生，2003年9月参加工作，2003年从事档案工作。联系电话：6983796。联系地址：克拉玛依市白碱滩区中兴路110号。