(1)实体不完整的文件，一律要求在备考表中予以说明，也可以在备注栏中著录，如：缺页、缺正本、缺定稿、缺附件、缺文件处理表等；

　　(2)实体完整但有其他情况需要说明的，须在备注栏中予以著录，如：复印件、传真件、密件等。

　　(3)备考表内的立卷人（整理人）、检查人和立卷（整理）时间必须如实填写。

　　某年度某类别的归档文件中如果有较大比例出现以上第(1)、(2)中提到的情况之一的，还应在整理（立卷）说明中写清原委和著录情况。